Welke meerwaarde heeft RPA voor jouw organisatie?
Kijk jij ook wel eens kritisch naar de tijd die jouw medewerkers steeds weer kwijt zijn aan handmatig uit te voeren, repeterende taken? Tijd waar niemand blij van wordt, terwijl de werkzaamheden wel moeten worden gedaan? Taken ook waar weinig medewerkers plezier aan beleven? En heb je je ook wel eens afgevraagd of dat niet anders en vooral goedkoper kan? Het antwoord is ja.
Van handjes naar een robot: RPA
RPA, oftewel Robotic Process Automation: nog lang niet iedereen is er bekend mee. Wat houdt de term precies in en wat kan de meerwaarde zijn voor jouw bedrijf of organisatie? Ik vertel je meer in deze blog, en wellicht besef je daarna dat RPA jou enorm veel tijd en dus geld kan besparen. Het is namelijk zonde om geen RPA in te zetten als juist jouw onderneming daar enorme voordelen mee kan behalen. Ik leg je ook uit wat RPA jou kost, hoe ik werk, en hoeveel jij daarom bespaart.
Wat is Robotic Process Automation (RPA)?
RPA is een vorm van automatisering door robots. Je kan een robot namelijk zo programmeren dat hij handelingen overneemt die normaalgesproken door een mens worden uitgevoerd. Een RPA robot maakt hierbij gebruik van de bestaande infrastructuur, applicaties en interfaces. Simpel gezegd neemt de robot softwarematig het toetsenbord en de muis over en voert de programma's en acties uit, die anders door een medewerker worden gedaan. Hij houdt hierbij een vooraf gedefinieerde flow aan. Zie hieronder twee voorbeelden van flowschema’s die de robot als instructie meekrijgt, en waardoor hij volledig zelfstandig deze handelingen uitvoert.
Je kunt je voorstellen dat het enorm veel tijd bespaart in hele grote organisaties als handelingen die dagelijks vaak worden uitgevoerd, geautomatiseerd worden overgenomen.
Voorbeeld vraagstuk automatisering
We geven een voorbeeld: stel je bent de eigenaar van een online boekenclub. Klanten met een abonnement verplichten zich om met een bepaalde regelmaat een boek te bestellen. Dagelijks komen er nieuwe leden bij, en regelmatig wordt er ook een abonnement opgezegd, telefonisch, per mail of via een online formulier. Eén of meer medewerkers zijn dagelijks bezig met het verwerken hiervan, in verschillende programma’s:
* Callcenter software, in verband met het nabellen met een aanbieding om toch lid te blijven
* CRM pakket, om te registreren dat iemand geen actief lid meer is
* Nieuwsbrief software, waarin diegene van de klantenlijst moet worden overgezet naar de prospectlijst
* Boekhoudprogramma, om er voor te zorgen dat er geen abonnementsrekening meer wordt gestuurd
* Rapportagetool, om de financiële forecast aan te passen
* Programma voor voorraadbewaking, om de verwachte planning te wijzigen
Omdat dit verschillende applicaties zijn die geen onderlinge koppeling hebben, doet iemand dit handmatig. Daarvoor moet hij al deze programma’s één voor één opstarten en de benodigde wijzigingen aanbrengen. Dit kost veel tijd en is erg foutgevoelig, omdat er per ongeluk een handeling kan worden vergeten, of er een verkeerde mutatie wordt ingevoerd.
Een softwarematig geïnstrueerde robot haalt gegevens op uit het webformulier, de mails en de lijst met opzeggingen die telefonisch zijn ontvangen. Hij haalt eventuele dubbelingen eruit. Vervolgens opent hij via een bot al deze programma’s één voor één, en voert de benodigde handelingen uit. Wat hij moet doen, wordt dus van tevoren exact vastgelegd in het flowschema.
De voordelen van RPA (Robotic Process Automation)
- Een robot is sneller dan een mens
- Hij werkt 24/7 door aan zijn taken, en heeft geen pauzes nodig
- Een robot heeft nooit last van concentratieverlies, ook niet bij monotone en eeuwig repeterende werkzaamheden
- Een robot wordt nooit ziek en vraagt geen verlof
- Door opschaling kan je meerdere robots aan dezelfde taak laten werken, waardoor je administraties nog sneller up-to-date zijn
- Een robot is de perfecte oplossing bij piekdruktes
- Jouw medewerkers kunnen zich meer bezighouden met taken waar ze veel meer voldoening uit halen
- Doordat processen foutloos worden doorlopen, krijg je als organisatie een hogere klanttevredenheid
Tot slot: ga er maar vanuit dat jouw concurrenten vroeger of later ook RPA overwegen. Dus kan je er maar beter op tijd bij zijn, en voorkomen dat jouw prijzen relatief te hoog worden.
Wanneer zou je wel en wanneer niet RPA toepassen?
Robotic Process Automation werkt vooral heel goed wanneer er binnen een bepaald proces continu dezelfde handelingen heel vaak moeten worden uitgevoerd, of wanneer het hele proces erg arbeidsintensief is. In deze gevallen levert het gebruiken van een RPA robot een enorme besparing van het aantal manuren op. Een robot kan processen aan met heel veel stappen en ingewikkelde berekeningen. Alle staat of valt met het geven van de juiste instructies. In dat geval werkt hij ook perfect bij handelingen die normaalgesproken foutgevoelig zijn.
Bedenk dat je in veel gevallen jouw medewerkers ook blij maakt door hen dat eeuwig repeterende werk uit handen te nemen. Ze halen meer voldoening uit hun werk als ze hun creativiteit kunnen inzetten in andere werkzaamheden.
Voorwaarde is wel dat de software die de RPA bot aanroept gegarandeerd stabiel draait. Anders kan zelfs een robot zijn werk niet goed doen. Het is ook beter om even te wachten met het aannemen van een RPA robot als je van plan bent de software die hij gaat gebruiken binnenkort wordt vervangen. Alternatief is uiteraard dat het flowschema opnieuw wordt geschreven.
Vinden er updates van jouw software plaats of speelt er iets anders in jouw software (zoals een bug), dan neem je contact met me op.
De kosten van Robotic Process Automation
Meestal werk ik als volgt: het maken en programmeren van de robot doe ik gratis. Ik reken met mijn klanten af op basis van het aantal transacties dat de robot succesvol (foutloos) heeft afgehandeld. Per transactie ben je uiteraard minder kwijt dan wat een medewerker kost om deze handelingen uit te voeren. Daar zit dus jouw grote besparing. Ook heb je geen grote investering vooraf, én is support en service gewaarborgd.
Een klein rekenvoorbeeld: een medewerker kost jou € 36 per uur. Voor de handelingen van een transactie heeft hij in totaal tien minuten nodig. Dit kost jou dus € 6 per transactie. Laat je die handelingen allemaal uitvoeren door een geprogrammeerde robot, dan betaal je bijvoorbeeld € 2 per transactie. Een simpele rekensom leert dan dat je per transactie € 4 bespaart. En uiteraard zijn er geen verborgen kosten.
Waarom geen fixed price of een prijs op basis van uurtarief?
Het is lastig om van tevoren in te schatten hoeveel tijd het kost om een robot perfect te programmeren. Dit is namelijk van heel veel factoren afhankelijk, die ik vaak pas gaandeweg het ontwerpproces tegenkom. Ieder project is weer heel anders dan het vorige. Ook zal je zien dat je af en toe mijn support en service nodig hebt, bij de genoemde software updates, en ook wanneer je besluit bepaalde werkprocessen aan te passen. Dan moet immers de robot ook worden aangepast.
Wie ben ik?
Ik ben een zeer ervaren software developer met veel kennis en zelfs expertise op het gebied van Robotic Process Automation, web development, en API (Application Programming Interface) development. Ik kan dus meedenken over elke juiste oplossing, en die oplossing voor jou volledig op maat maken, ook als hiervoor een stukje extra software ontwikkeld dient te worden.
Meer weten?
Ik kan me voorstellen dat je nu een aardig beeld hebt van wat RPA precies is, maar nog niet helemaal hoe dat er voor jouw organisatie uit kan zien. Toch ben je vast geïnteresseerd in de mogelijke besparing voor jouw bedrijf. Neem dan vrijblijvend contact met me op. Het eerste gesprek doen we online en is altijd gratis. Ook deze investering is dus voor mijn rekening. Ik werk vanuit Brabant en ook voornamelijk in die provincie. Ik kom ook graag langs om meer te vertellen over Robotic Process Automation.